#50: Estrategias de Offboarding: ¿despedidas bien hechas? + recursos para un offboarding exitoso

Y ahora sí, vamos con la newsletter de la semana 😊

Esta semana volvemos con los temas elegidos en la encuesta que hicimos hace unas semanas. Curiosamente, el destino ha alineado los astros para que tanto el contenido de la newsletter como el podcast aborden el mismo tema: estrategias de offboarding.

Personalmente es un tema que me encanta, porque solemos poner mucho esfuerzo en la marca empleadora para atraer talento, pero no siempre damos la misma atención a cómo nos despedimos de quienes se van. Y eso… ¡es una oportunidad que no podemos perder! ⚠️

También os recuerdo que podéis seguir participando en la elección de futuros temas directamente desde nuestra comunidad.

Sin más rodeos, ¡vamos al tema de la semana!

👋 Estrategias de Offboarding: mucho más que un simple adiós

Se habla mucho del onboarding, de la experiencia del candidato, del employee journey… pero, ¿y del offboarding?. Es un término menos conocido, tanto que si preguntamos fuera de nuestro sector, es probable que pocas personas sepan de qué se trata e incluso, que nunca hayan vivido uno.

El offboarding suele ser visto como un proceso "menos importante", pero gestionarlo bien puede ser una pieza clave para mejorar la cultura de la empresa, proteger nuestra reputación, e incluso crear embajadores de marca entre quienes se marchan.

Cassie Whitlock, la Directora de Recursos Humanos de BambooHR, dijo unas palabras sobre el tema que me encantaron:

“Un gran lugar de trabajo no es aquel que minimiza sus defectos, sino uno que utiliza el offboarding como una oportunidad para reconocer problemas, escuchar a los empleados y tomar medidas”

Hoy comparto algunas estrategias y tips de offboarding que podéis aplicar de forma sencilla y que pueden tener un impacto poderoso en la marca empleadora y la cultura.

Pero antes, ¡vamos a ver cómo lo están haciendo algunas empresas!

En Qualtrics, el offboarding incluye entrevistas de salida que recogen feedback de la persona que se marcha y datos para mejorar la experiencia de los empleados actuales, ajustando la cultura y manteniendo un ambiente laboral positivo.

👉 Os dejo más información por si queréis profundizar aquí

BambooHR ha establecido un proceso de offboarding que incluye entrevistas de salida profundas, donde el equipo de HR recopila información valiosa sobre los motivos de la salida y las oportunidades de mejora. Esto les ayuda a implementar cambios efectivos en sus estrategias de fidelización y cultura, demostrando que la experiencia del empleado es una prioridad en todas las etapas del ciclo.

👉 Os facilito el blog interno de la empresa donde hablan con más profundidad sobre esto aquí

Salesforce utiliza su programa de alumni para mantener el contacto con antiguos empleados. Este tipo de red no solo ayuda a fomentar relaciones a largo plazo, sino que también abre la puerta a posibles oportunidades de "boomerang", donde ex-empleados regresan con nuevas experiencias y perspectivas, beneficiando a la organización con talento conocido y cualificado.

Antes de pasar a las buenas prácticas y elementos clave para un offboarding exitoso, quiero matizar que este es un trabajo de largo plazo, no un cambio inmediato. Se trata de construir una estrategia cultural sostenida, que fomente una comunicación bidireccional y transparente en toda la organización. Una cultura en la que el feedback sea constante y se valore como una herramienta de mejora, donde recolectar información y medir resultados forme parte del proceso, y en la que se refuerce el sentido de pertenencia hasta el último día de cada miembro del equipo.

Solo así, el offboarding se convierte en una extensión natural de una cultura organizacional sólida y respetuosa.

✔️ Guía para un offboarding exitoso

Antes de meternos en buenas prácticas y en la propia estrategia, vamos a empezar por el principio. El primer paso es definir el tipo de salida. No va a ser lo mismo que una persona salga de nuestra organización de forma voluntaria que de forma forzada, ¿verdad?. Es importante reconocer que el proceso de offboarding debe adaptarse a la causa de la salida.

¿Qué tipos de salida podemos encontrar?

🤝 Salida voluntaria: cuando la persona decide dejar la empresa, generalmente para asumir un nuevo reto, continuar creciendo o atender asuntos personales.

✋ Despido: cuando la empresa toma la decisión de terminar el contrato de forma no voluntaria, ya sea por restructuración, eliminación de puesto o bajo rendimiento.

👋 Despido disciplinario: cuando la salida es causada por una violación de políticas, conducta inapropiada o razones disciplinarias graves.

Os hacia esta distinción porque en función de la causa de la salida, la estrategia de offboarding será diferente y tendremos que ajustarla.

¿Qué pasos serán necesarios en función del tipo de salida?

Cuando se trate de una salida voluntaria deberíamos:

• Realiza una entrevista de salida detallada para obtener feedback honesto sobre la experiencia del empleado y las áreas de mejora.

• Reforzar el sentimiento de pertenencia hasta el último día, mostrando aprecio y cerrando de forma positiva.

• Crear una red de alumni para ex-empleados y fomenta relaciones futuras, convirtiendo a los ex-empleados en potenciales embajadores de marca.

Cuando se trata de un despido:

• Mostrar empatía y transparencia, explicando las razones del despido (estas deben haberse hablado con anterioridad, la persona debe saberlo antes de ese momento, pero debemos volver a explicarlo) y, si es posible, brindando soporte para la transición, como cartas de recomendación o asesoramiento.

• Enfocar la comunicación en la dignidad y el respeto, evitando cualquier sentimiento de “abandono”.

• Realizar una entrevista de salida para entender cómo mejorar la gestión de talento y evitar salidas no deseadas en el futuro.

Y por último, cuando la causa es un despido disciplinario deberíamos:

• Mantener una comunicación clara y directa, recordando a la persona las políticas y razones específicas de la decisión.

• Limitar la entrevista de salida a puntos específicos, sin entrar en detalles que puedan crear tensión adicional.

• Enfocarte en proteger la cultura y seguridad de la empresa, cumpliendo con el proceso de salida de manera formal y respetuosa.

En cualquier caso, es fundamental recordar que estos momentos suelen ser delicados y que, aunque las conversaciones puedan ser incómodas, son necesarias. A nadie nos resulta fácil enfrentarlas, pero, además de ser parte de nuestras responsabilidades, son clave para asegurar un proceso respetuoso y transparente y poder seguir trabajando en mejorar nuestra cultura.

📚 Templates

Os he preparado un par de recursos útiles basados en un research exhaustivo de las mejores prácticas y ejemplos de algunas empresas que, personalmente, me parece que tienen muy trabado el offboarding.

Estos recursos están disponibles en nuestra comunidad People Thing, como sabéis, un espacio donde puedes encontrar recursos, ideas y conectar con otros profesionales de HR. ¿Te interesa?, puedes encontrarlos en el apartado de “Biblioteca”.

¿Aun no te has registrado? 👉 puedes hacerlo aquí

¿Ya formas parte de la comunidad? 👉 recuerda que puedes hacer login desde aquí

¿Qué podréis encontrar?

🧾 Una plantilla descargable de Entrevista de Salida que podéis adaptar para captar insights valiosos.

✔️ Guía de Checklist de Salida para no pasar por alto ningún detalle, diseñada para cubrir cada etapa del offboarding.

🎯 Claves para un offboarding exitoso

Os comentaba antes que el trabajo para conseguir un offboarding exitoso es a largo plazo. Debemos trabajar de forma profunda en nuestra cultura y enfocarnos en algunas áreas que garanticen una buena experiencia. No solo cuando llega el momento de la salida, porque no se trata de algo aislado, si no durante toda la estancia de las personas en la empresa.

Además, recordemos que el offboarding no solo trata de cerrar una etapa, sino de cuidar la relación y dejar una puerta abierta, ya sea para futuras colaboraciones o para seguir cuidando de nuestra marca empleadora (⚠️ esto puede verse muy afectado si las salidas son “malas”).

Para profundizar más, aquí tienes un artículo completo sobre las mejores prácticas de offboarding 👉 aquí

Vamos con algunos temas clave para trabajar en nuestra estrategia cultural si lo que queremos es convertir el offboarding en una experiencia respetuosa y enriquecedora, tanto para la empresa como para quien se marcha 💪

📞 Transparencia y comunicación: 

Fomenta una comunicación abierta y bidireccional desde el primer día. Las personas deben sentir que pueden expresar sus ideas con honestidad y que sus opiniones y comentarios son tenidos en cuenta. Lanza encuestas, pero asegúrate de que se toman acciones en función de las respuestas que recibas. Si preguntamos y no abordamos las necesidades o problemáticas que nos comuniquen, tendrá el efecto contrario al que deseamos.

🔄 Feedback constante: 

Haz del feedback una constante en el día a día de la organización. Organiza sesiones de 1:1, realiza encuestas de clima y satisfacción, abre vías de comunicación (anónimas o no) para recibir comentarios y crea un espacio seguro donde las personas sientan que tienen una puerta abierta para hablar contigo o con el equipo de HR en cualquier momento. De esta forma el momento de offboarding será más valioso para ambas partes.

📝 Aprendizaje y mejora continua: 

El feedback del offboarding es una mina de oro para descubrir oportunidades de mejora. Analizar y actuar sobre estos comentarios demuestra que la empresa está comprometida en hacer que la experiencia laboral sea cada vez mejor. Si las personas sienten que sus opiniones son valoradas y que incluso su salida contribuye a un cambio positivo, se irán con la satisfacción de haber dejado huella. Además, cuando la organización actúa sobre este feedback, genera un impacto positivo en el equipo que se queda, transmitiendo que siempre se buscan oportunidades para crecer y evolucionar.

👯‍♀️ Pertenencia y respeto: 

Sentirse parte de algo, incluso en los momentos finales, puede marcar la diferencia. Mantener la sensación de pertenencia y el respeto mutuo hasta el último día transmite a quienes se van que su contribución ha sido valiosa hasta el final. Este enfoque permite que la salida sea amistosa y genera una imagen positiva que las personas llevarán consigo. La despedida se convierte en un cierre respetuoso de una etapa, en lugar de una desconexión abrupta, lo cual deja puertas abiertas para futuras oportunidades o recomendaciones positivas en el mercado.

📊 Métricas:

Es muy importante apoyarnos en métricas que nos den una visión clara y objetiva. Las decisiones basadas en datos nos permiten ver más allá de las percepciones personales y hacer ajustes que realmente tengan impacto (incluso cuando se trata de decisiones delicadas como los despidos).

Algunas métricas útiles a tener en cuenta en el momento del offboarding pueden ser:

• Tasa de retorno de empleados (boomerang): cuántos ex-empleados regresan a la empresa, ya que es una señal de un buen proceso de offboarding.

• Tasa de rotación:  analizar las salidas en contexto para entender mejor los patrones y ajustar la estrategia para fidelizar el talento de forma efectiva.

• Feedback de la entrevista de salida: recoge insights y analiza en profundidad para identificar áreas de mejora y acciones concretas.

Pero no te olvides de medir siempre…

💘 Bienestar: evalúa la satisfacción, el compromiso y las áreas de mejora a través de métricas de seguimiento en 1:1, donde el feedback sea constante y refleje la temperatura general.

🚀 Productividad y desempeño: analiza tanto la cantidad como la calidad del trabajo. Puedes apoyarte en KPIs específicos de cada rol, evaluaciones de desempeño y objetivos cumplidos.

🛠️ Herramientas que nos harán la vida más fácil

Y ya para terminar, os dejo un pequeño listado de herramientas que nos pueden ayudar a poner nuestras horas donde realmente suman. Por si no lo sabéis soy bastante geeky y pienso que la tecnología está en nuestras vidas para ayudarnos, aportándonos velocidad y un salto de calidad.

🔧 BambooHR: ideal para gestionar el ciclo de vida completo del empleado, incluyendo el offboarding. Ofrece automatización de procesos, recopilación de feedback y recuperación de accesos y recursos, todo en un solo lugar.

🔧 Enboarder: permite personalizar el offboarding con un toque humano. Facilita la creación de workflows de despedida personalizados y envía recordatorios automáticos para cada etapa del proceso.

🔧 SurveyMonkey o Google Forms: para encuestas de salida sencillas y efectivas. Personaliza los cuestionarios para captar insights clave y recibir feedback constructivo.

🔧 LinkedIn Alumni Groups: si tienes un programa de alumni, un grupo en LinkedIn es una excelente forma de mantener el contacto con ex-empleados y fomentar una red de embajadores.

¿Quieres debatir sobre este tema y otros con colegas de los HR? Apúntate a nuestra comunidad y continuamos el debate ahí.

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Y hasta aquí la newsletter. Nos vemos este Viernes con un nuevo capítulo de nuestro podcast!

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