El Performance & Compensation plan de Whereby

Uno de mis objetivos prioritarios en People Things es aportaros valor mediante ejemplos prácticos de empresas que están haciendo cosas interesante en HR.

Esta semana os traigo cómo Whereby (un software de videocalls con una política de trabajo en remoto) gestiona su Performance & compensation plan y su “transparencia” compartiendo todo. Es algo largo, pero vale la pena.

¿Por qué me ha llamado la atención como para compartirlo?

• Por su nivel de transparencia. Aquí tenéis todo documentado y transparente para todos: sus estándares de crecimiento y role expectations, su career framework, etc. Creo que os puede inspirar para vuestros propios documentos internos.

• Porque tiene un proceso y framework comprensible, definido y adaptado a cada parte que veremos a continuación.

Creo que todos vosotros y vosotras, en mayor o menor medida tenéis en vuestras compañías un proceso de performance review y compensation plan asociado por lo que en esta ocasión no voy a entrar en profundizar sobre sus ventajas y mejores prácticas, y vamos a centrarnos específicamente en el caso de Whereby.

Vamos allá paso a paso analizando su framework:

1. Construcción de una herramienta de medición del desempeño

Whereby utiliza una cuadrícula bidimensional llamada "Performance Snapshot" para evaluar el desempeño de los empleados. Esta herramienta tiene tres aspectos clave:

1. De cara al empleado: Es una versión simplificada y fácil de entender.

• Muestra la posición del empleado en la cuadrícula.

• No incluye números o calificaciones complejas para evitar que los empleados se enfoquen demasiado en un número específico.

2. De cara al manager: Proporciona orientación sobre cómo ayudar o trabajar con el equipo basado en su posición en la cuadrícula.

• Incluye sugerencias de acciones a tomar para cada cuadrante de la cuadrícula.

• Ayuda a los managers a tomar decisiones sobre el desarrollo de sus empleados y su posible feedback.

3. De cara al área de People y Organización: Convierte la posición en la cuadrícula en un número (de -4 a 4) para los cálculos de compensación.

• Esta versión no se comparte con los empleados o managers, sino que se utiliza internamente para los cálculos de compensación.

La cuadrícula evalúa dos dimensiones:

• Desempeño en el rol (competencias técnicas) y expectativas.

• Crecimiento activo y autónomo (crucial para Whereby como empresa totalmente en remoto)

2. Proceso de calibración

Cada empresa lo hace de manera diferente, pero la premisa general es casi siempre la misma: el objetivo es establecer un entendimiento común de cómo se ve un desempeño excelente (y no excelente) en varios areas y niveles de la empresa.

Whereby realiza calibraciones varias veces al año. Lo organizan muy bien haciendo que coincida con los diferentes ciclos y con sus respectivos rituales:

Calibración "Dry-Run" en Q4:

• Ocurre en Octubre como parte del proceso de definición del presupuesto anual del año siguiente.

• No garantiza cambios salariales inmediatos.

• Objetivo principal: recopilar datos de pronóstico para el año siguiente.

Calibración principal en Q1:

• Revisa el desempeño de los últimos 6-12 meses.

• Se aplican cambios en la compensación basados en esta calibración.

• Incluye revisión de tasas de mercado y ajustes necesarios.

Ventana abierta de Mayo a Septiembre:

• Permite calibraciones individuales según sea necesario.

• Útil para manejar promociones fuera de ciclo o cambios significativos en el desempeño.

Estructura de las reuniones de calibración:

Los managers directos se dividen en 5 sesiones de calibración (todas las cuales también deben incluir alguien de People o el HRBP funcionalmente alineado).

• 🧑🏾‍💻 Product & Design (5 managers de un total de 15 personas)

• 🔧 Engineering (7 managers de 25 personas en el equipo)

• 📰 Marketing, BI, & Growth (5 managers de 16 personas en el equipo)

• 📊 Finance, People & Operations (5 managers de 15 personas en el equipo)

• ⭐️ Customer Success, Support, & Sales (5 managers de 15 personas en el equipo)

Sobre el tiempo: Dedican alrededor de 1 hora por cada 10 personas, más 30 minutos adicionales de lectura, debate y preparación. Esto significa que las calibraciones anteriores durarán entre 2 y 3,5 horas cada una. Si se requiere más tiempo, los managers necesarios trabajarán juntos para programar más tiempo antes de la siguiente "capa" de calibración.

Los managers de los managers (si los hay) se dividen en 2 sesiones de calibración (todas las cuales también deben incluir un HRBP o el perfil alineado de People:

• 🧑🏾‍💻 Product, Design y Engineering (6 directors & VPs / 12 managers a calibrar / 40 “sub team” para check)

• 📊 Marketing, BI, Growth, Finance, People Ops, Success, and Support (7 Directors & VPs / 15 equipo / 46 “sub team”)

Antes de esta reunión, el equipo de People prepara un informe con los resultados del “subequipo” que se muestran con sus resultados de desempeño visualizados por antigüedad, nivel y rol.

Utilizan una curva de campana de datos de desempeño en comparación con los resultados del año pasado. Esto da una buena indicación de dónde se ven valores atípicos que vale la pena inspeccionar.

Sobre el tiempo: En esta reunión, se lleva a cabo el mismo proceso de calibración que el anterior, más 30 minutos adicionales en cada reunión para revisar las tendencias generales de los datos de calibración del "subequipo", y también para verificar los valores atípicos y una selección aleatoria de calibraciones a revisar.

Los ejecutivos realizan una sesión de calibración para toda la empresa, dirigida por el Chief People Officer.

• 📊 All-company (1 VP, 4 C-Suite / 12 Directors & VPs a calibrar / 113 “sub team”)

Esta reunión está mucho más enfocada en las tendencias generales y el análisis. Suele ser una sesión de un día completo o medio día. En esta reunión, se lleva a cabo el mismo proceso de calibración que el anterior, más 2 horas adicionales para revisar las tendencias generales de los datos de calibración del "subequipo", y también para verificar los valores atípicos y una selección aleatoria de calibraciones a revisar. En realidad, se trata de comprender el desempeño holístico y discutir la calidad de los resultados, así como las tendencias observadas que los ejecutivos han visto cuando han revisado todo.

3. Pronóstico y Compensación

Whereby utiliza un enfoque detallado para pronosticar los cambios en la compensación:

• 1. Después de la calibración "Dry-Run", se crea una hoja de cálculo de pronóstico.

• 2. Esta hoja incluye todos los roles, de forma anónima, con sus calificaciones de desempeño.

• 3. Se aplican porcentajes de cambio basados en la posición en la cuadrícula de desempeño.

• 4. Se calcula un "Forecast Outcome" para cada empleado.

• 5. Los porcentajes pueden ajustarse para alcanzar un presupuesto objetivo.

4. Aplicación de cambios en la compensación

Whereby aplica los cambios en la compensación de la siguiente manera:

• Se revisan las tasas de mercado en Q1.

• Se ajustan los salarios al mínimo del rango de mercado si es necesario.

• El porcentaje de aumento se basa en la posición en la cuadrícula de desempeño.

• Los salarios se determinan únicamente por este proceso.

• No se aceptan contraofertas.

• La metodología se publica para toda la empresa.

• Se comparten los porcentajes ofrecidos en cada "nivel" de desempeño.

• No ofrecen aumentos genéricos por inflación. En su lugar, realizan ajustes puntuales de costo de vida y revisiones regulares del mercado.

Como puedes ver, un proceso perfectamente definido, documentado y con aspectos interesantes (personalmente me ha gustado su herramienta de medición de desempeño de diferentes vistas según el tipo de empleado).

¿Te ha parecido interesante? ¡Pues aquí tienes su plantilla! Puedes repasar el How this works para ver toda su documentación y pasos.

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